Elektronisch factureren kan op veel manieren plaatsvinden. Je kunt hierbij denken aan alles van het e-mailen van een PDF tot het volledig geautomatiseerd en beveiligd uitwisselen van digitale gegevens tussen twee systemen, zonder tussenkomst van mensen. Om een idee te geven van de mogelijkheden, zijn hier een aantal varianten beschreven. Uiteraard kan, doordat maatwerksoftware wordt gebouwd, de situatie bij uw bedrijf anders zijn en daarop worden aangepast.
Variant 1: Facturen per e-mail vanuit een ordersysteem
Stel u heeft een pakket in gebruik met hierin projecten, klanten en ook factuurregels, bijvoorbeeld gebouwd in MS Access of een andere programmeeromgeving. Na het aanmaken van een offerte, moet deze als PDF in de bijlage van een e-mail worden verzonden, met behulp van Outlook.
Variant 2: Bulk-facturen vanuit eigen software
Wellicht maakt u nu de facturen aan in een boekhoudpakket. Een veelvoorkomend gebrek in dat type systemen, is dat facturen dan één-voor-één moeten worden gemaakt en verzonden, terwijl u bijvoorbeeld in bulk een hele reeks van dezelfde facturen wilt sturen (bijvoorbeeld een contributie of abonnement). Door hiervoor software te laten ontwikkelen, al dan niet gekoppeld aan uw projectadministratie, kan een hele reeks facturen worden aangemaakt en direct worden verzonden per e-mail.
Variant 3: Importbestanden genereren voor Accountview of Exact
Boekhoudpakketten zoals Accountview of Exact hebben zelf de mogelijkheid facturen te sturen. Maar wellicht is het aanmaken hiervan vanuit eigen software veel efficiënter. In plaats van in twee systemen deze orders/facturen te moeten aanmaken, kan vanuit eigengebouwde software een export worden aangemaakt die in uw boekhoudpakket kan worden ingelezen. Zo maakt u met een druk op de knop reeksen facturen in pakketten zoals AccountView of Exact.
Variant 4: Een webshop met het nasturen van facturen in PDF
U runt een webshop en wilt niet per order een factuur maken of nasturen, maar op een later moment in het proces. Wij kunnen hiervoor software bouwen die op de achtergrond controleert of er facturen verzonden moeten worden. Als dat het geval is, kan deze software een factuur genereren – inclusief nummering – en deze verzenden naar de klant.
Variant 5: Volledige digitale uitwisseling
Stel dat een klant vereist dat facturen in UBL / XML worden aangeleverd via een veilige digitale uitwisseling, bijvoorbeeld SFTP, dan kunnen deze XML-bestanden worden gemaakt en verzonden zonder tussenkomst van mensen. Met maatwerksoftware kunnen zo gegevens uit uw systemen worden gebruikt voor het maken van een factuur in UBL/XML en wordt deze bovendien verzonden naar uw klant, die deze vervolgens automatisch inboekt.
Heeft u een andere variant die om een oplossing vraagt? Neem dan contact met ons op.