Wanneer u als ondernemer goederen of diensten levert aan een andere ondernemer, bent u meestal verplicht een factuur uit te reiken. U mag deze factuur op papier versturen, maar ook elektronisch.
Het gebruikmaken van elektronische facturen kan voor zowel grote als kleine ondernemers verschillende voordelen hebben.
Elektronische facturen moeten, net als papieren facturen, aan bepaalde wettelijke eisen voldoen. Er zijn verschillende methoden voor het maken van elektronische facturen. Aan de opmaak en het versturen van elektronische facturen zijn geen voorwaarden verbonden.
Voordelen van elektronisch factureren
Als u uw facturen elektronisch verzendt, verbruikt u minder papier en bespaart u op de verzendkosten en de archiveringsruimte. Vooral grote ondernemingen kunnen hier veel voordeel bij hebben.
Elektronische verzending maakt het ook makkelijker facturen te verwerken en te bewaren. Dat is handig voor zowel grote als kleine ondernemers. U hoeft facturen niet meer handmatig in het systeem in te voeren. En binnengekomen facturen kunt u rechtstreeks via de bank betalen, zonder de gegevens opnieuw te moeten intoetsen.
Wettelijke eisen aan elektronische facturen
Als u elektronisch wilt factureren, dan moet uw factuur aan een aantal wettelijke eisen voldoen. Dit zijn dezelfde eisen als voor papieren facturen:
- Uw afnemer moet akkoord gaan met de factuur
- Op de factuur moeten de wettelijk verplichte gegevens staan
- De factuur moet authentiek en integer zijn
- De Belastingdienst moet de factuur kunnen controleren
a. De afnemer moet akkoord gaan met de factuur
Uw afnemer is niet verplicht een elektronische factuur te accepteren. Maar als een afnemer uw factuur zonder commentaar verwerkt en betaalt, mag u aannemen dat hij of zij ermee akkoord gaat.
b. Op de factuur moeten de wettelijk verplichte gegevens staan
Bepaalde gegevens die wettelijk verplicht zijn voor papieren facturen, moeten ook op een elektronische factuur staan.
c. De factuur moet authentiek en integer zijn
De factuur moet authentiek zijn: de afnemer moet er zeker van kunnen zijn dat de factuur echt van de leverancier afkomstig is.
De factuur moet ook integer zijn: de leverancier en de afnemer moeten er allebei zeker van kunnen zijn dat de factuur niet is veranderd.
d. De Belastingdienst moet de factuur kunnen controleren
U moet de Belastingdienst duidelijk kunnen maken wat er met de factuur is gebeurd, van bestelling tot betaling. Daarom moet u de gegevens van de factuur bewaren.
Verder moet uw afnemer zelf controleren of de factuur wel klopt. Uw afnemer gaat bijvoorbeeld na of hij de goederen inderdaad besteld en ontvangen heeft. De uitkomsten van deze controle moet hij bewaren.
Methoden van elektronisch factureren
Elektronische facturen moeten voldoen aan dezelfde wettelijke eisen als papieren facturen. Maar omdat elektronische facturen makkelijker te veranderen zijn, is het lastig om de authenticiteit en de integriteit te garanderen.
Er zijn softwarepakketten op de markt waarmee u elektronische facturen kunt versturen. Ook zijn er dienstverleners die u daarbij kunnen helpen.
Methoden van elektronisch factureren zijn bijvoorbeeld:
- geavanceerde elektronische handtekening
- Electronic Data Interchange
- andere methoden
c. Andere methoden
Andere methoden van elektronisch factureren zijn bijvoorbeeld: het per e-mail versturen of via een website (webpublicatie) beschikbaar stellen van facturen in de vorm van een pdf-bestand. Ook kan bijvoorbeeld de factuur gedurende de wettelijke bewaartermijn beschikbaar blijven op de website van de leverancier of intermediair (webpresentatie).
(Bron: Belastingdienst.nl)