Gelijke juridische status en toenemende voordelen maken digitale factuur aantrekkelijker dan ooit
Vanaf 1 januari 2013 is de elektronische factuur wettelijk volledig gelijkgesteld aan de papieren versie. Hoewel de Belastingdienst deze werkwijze al sinds 2009 toestaat, is het nu ook formeel vastgelegd in de wet. Daarmee wordt de overstap naar digitaal factureren aantrekkelijker en laagdrempeliger voor ondernemers.
Daarover schrijft Sprout.nl.
De voordelen zijn aanzienlijk. E-facturen worden sneller bezorgd, zijn minder foutgevoelig en kunnen vaak direct betaald worden dankzij geïntegreerde betaalopties. Dat verkort de gemiddelde betalingstermijn aanzienlijk. Daarnaast is digitaal factureren goedkoper: ondernemers besparen op papier, post, arbeid en verwerking. Volgens schattingen kan de totale facturatiekost met tot 75 procent dalen. Ook op het gebied van duurzaamheid scoort e-facturatie hoog, zeker in combinatie met groene stroom.
Steeds meer boekhoudpakketten ondersteunen digitale facturen, wat integratie met de administratie vereenvoudigt. Dit bespaart extra tijd en minimaliseert invoerfouten.
Wel is het nodig dat klanten akkoord gaan met het ontvangen van e-facturen. Dit kan expliciet via de algemene voorwaarden, via directe communicatie, of impliciet — bijvoorbeeld als de klant gewoon betaalt op basis van de e-factuur.
Inhoudelijk verandert er niets: e-facturen moeten dezelfde gegevens bevatten als papieren facturen, en dezelfde bewaarplicht en fiscale regels gelden. Authenticiteit moet aantoonbaar zijn, al is een digitale handtekening niet verplicht. Veel boekhoudsystemen bieden hier wel ondersteuning voor.
De overstap naar digitaal factureren is dus niet alleen logisch, maar ook steeds makkelijker te realiseren. Voor wie nog twijfelt, is dit hét moment om de papieren factuur definitief achter zich te laten.