De papieren factuur gaat in de ban. Vanaf maandag volstaat factureren per e-mail en is de digitale handtekening overbodig.
Nederlandse bedrijven die elkaar onderling factureren, mogen dit nu ook per e-mail doen. Elektronische rekeningen krijgen dezelfde status als facturen die per post verstuurd worden. Het ministerie van Financiën maakte dit donderdagochtend bekend. Dit moet het bedrijfsleven jaarlijks 600 miljoen euro opleveren.
Wie nu een factuur stuurt, kan volstaan met een pdf of word-document. Wel moet nog steeds duidelijk zijn dat de rekening daadwerkelijk afkomstig is van het betreffende bedrijf. “In een losse e-mail zetten dat je iets hebt geleverd kan dus niet”, zegt woordvoerder Marcel Hulman van het ministerie van Financiën.
Strenge regels
Voorheen moest een elektronische factuur aan allerlei voorwaarden voldoen. Zo moest het document beveiligd zijn en was er een geavanceerde elektronische handtekening vereist. Diverse boekhoudbedrijven bieden pakketten aan om facturen hieraan te laten voldoen. “Zij zijn vast in staat om andere dingen te bedenken”, zegt Hulman. Bij particulieren was de regelgeving al eerder versoepeld.
De nieuwe wetgeving loopt voor op mogelijke Europese regels. Brussel bespreekt later dit jaar een mogelijk nieuw systeem van elektronisch factureren. Nederland gaat zich volgens de woordvoerder hard maken om de nieuwe Nederlandse regels ook Europees ingevoerd te krijgen.
Ordners kunnen weg
Voor de eigen administratie is het ook niet langer nodig om facturen te printen en fysiek te bewaren. Een elektronisch systeem volstaat. Papieren rekeningen mogen ingescand en digitaal opgeslagen worden. “Er zijn geen mappen meer nodig”, zegt de woordvoerder.