Techniek en wetgeving zijn klaar, maar integratie met bedrijfsprocessen verloopt moeizaam
Elektronisch factureren kan bedrijven aanzienlijke besparingen opleveren, zeker bij inkomende facturen. Volgens Forrester kan de kostprijs per inkomende factuur dalen van 30 naar 3,50 dollar door volledige digitalisering. Toch blijft brede toepassing achter, vooral door technologische en organisatorische drempels.
Dat meldt ZDNet.
In plaats van het klassieke papieren proces — printen, versturen, invoeren, archiveren — biedt e-facturatie een geautomatiseerde oplossing met digitale uitwisseling van factuurgegevens. Dit verlaagt niet alleen de kosten, maar verhoogt ook de nauwkeurigheid, snelheid en duurzaamheid.
Essentieel is standaardisatie. Wie digitale facturen wil verwerken, doet dat bij voorkeur in één uniform formaat, zoals UBL of XML. Dat voorkomt een gefragmenteerd archief en vereenvoudigt de koppeling met boekhoudsoftware. De overheid ondersteunt deze ontwikkeling met een liberaal beleid en biedt kleine leveranciers toegang tot DigiPoort via een online portaal.
De daadwerkelijke besparing hangt af van het type factuur. Inkomende facturen leveren bij digitalisering de grootste winst op, vooral door minder fouten, minder betwiste facturen en snellere verwerking. Voor uitgaande facturen zijn de besparingen kleiner, maar nog steeds significant.
Veel softwareleveranciers bieden nu oplossingen voor digitale factuurverwerking, zoals scanmodules, portalen en directe integratie met boekhoudsystemen. Toch verwerken nog veel gebruikers hun facturen handmatig — zelfs bij moderne ERP-systemen.
De markt groeit snel. In Nederland zijn aanbieders als Certipost, ReadSoft, Basware en BCT actief. De integratie met bekende platforms zoals SharePoint en samenwerking met documentverwerkers zoals Ricoh tonen aan dat e-facturatie steeds vaker wordt meegenomen in bredere digitaliseringsstrategieën.
De conclusie: de mogelijkheden zijn er, de techniek is beschikbaar en de wetgeving ondersteunt het. Wat nog ontbreekt, is de grootschalige implementatie binnen organisaties. Daar ligt de grootste uitdaging én het grootste potentieel.