Flexibele softwareoplossingen winnen terrein bij mkb
De roep om één Europese standaard voor elektronische facturatie klinkt al jaren, maar een eenduidige oplossing lijkt onhaalbaar. Ondanks het besluit van de Ecofin-raad in 2010 om e-facturen gelijk te behandelen aan papieren facturen, is er geen verplichte richtlijn over het formaat waarin deze digitaal moeten worden aangeleverd.
Daarover schrijft Computable.
In de praktijk worden uiteenlopende formaten gebruikt, zoals pdf, UBL 2.0, XML of combinaties daarvan. Voor internationaal opererende bedrijven is het bijna onmogelijk om met één formaat te werken dat alle klanten accepteert. Portalen of serviceproviders bieden uitkomst, maar brengen extra beheerkosten en drempels voor klanten met zich mee.
Vooral in het Nederlandse mkb kiest men daarom steeds vaker voor Output Management-software. Daarmee kunnen bedrijven hun facturen automatisch vormgeven op basis van de voorkeuren van de klant, zonder aanpassing van het financiële of ERP-systeem. Dit verlaagt de druk om klanten te laten voldoen aan een vaste standaard en verhoogt de kans op acceptatie.
Hoewel een uniforme standaard op Europees niveau onwaarschijnlijk is, blijft het belangrijk om afspraken te maken over betrouwbaarheid. Een digitale handtekening – al is deze juridisch niet verplicht – blijft een nuttig middel om de authenticiteit en integriteit van de factuur te waarborgen.
Voor succesvolle implementatie van een e-facturatiebeleid is het van belang dat softwareoplossingen eenvoudig te beheren zijn en geen maatwerk vereisen. Zo kunnen bedrijven hun facturatieproces zelf aanpassen, ook op het gebied van huisstijl of klantspecifieke wensen, zonder afhankelijk te zijn van IT.