CloudTools en Stichting Waarborg E-factureren geven advies voor een soepele overstap naar e-facturatie
Elektronisch factureren biedt grote voordelen zoals lagere kosten, snellere betalingen en efficiëntere processen. Toch verloopt de invoering niet altijd probleemloos. CloudTools stelde daarom in samenwerking met Stichting Waarborg E-factureren elf praktische tips op om de overgang naar digitaal factureren te versoepelen en maximaal voordeel te behalen.
Daarover bericht deondernemer.nl
Allereerst is communicatie met klanten essentieel. Laat tijdig weten dat u overstapt en dwing hen niet tot acceptatie, maar laat bijvoorbeeld betaling van een e-factuur als instemming gelden. Zorg daarnaast dat facturen overzichtelijk zijn en direct gekoppeld kunnen worden aan een betaalmogelijkheid, zoals iDEAL of PayPal.
Belangrijk is ook dat verkoopfacturen digitaal goed toegankelijk blijven voor belastingcontrole, tot zeven jaar na datum. Datzelfde geldt voor digitale inkoopfacturen en bijbehorende betaalbewijzen, die bij conflicten met leveranciers of bij fiscale toetsing van groot belang kunnen zijn.
Controleer of het eigen financiële pakket e-facturatie ondersteunt. Voor grotere volumes is directe integratie onmisbaar. Ook al is een elektronische handtekening of EDI niet wettelijk verplicht, het vergemakkelijkt latere controles aanzienlijk.
Voor wie internationaal werkt: vermijd e-facturatie naar Duitsland vóór juli 2011, wanneer daar de regels versoepeld worden. En vanaf januari 2011 zijn e-facturen richting de Nederlandse overheid verplicht; zonder digitale verzending wordt er niet betaald.
Tot slot: betrek de accountant bij het proces. Die kan helpen bij het inrichten van een goed werkend, controleerbaar systeem voor digitale facturatie.