Eenvoudigere regels maken overstap naar e-facturatie toegankelijk voor meer bedrijven
Sinds het schrappen van aanvullende wettelijke eisen begin 2009, is de elektronische factuur uitgegroeid tot een volwaardig en betaalbaar alternatief voor de papieren versie. Volgens het rapport E-Factureren voor het bedrijfsleven van ECP-EPN biedt digitalisering van facturatie duidelijke voordelen op het gebied van kosten, efficiëntie en administratieve controle.
Vooral bedrijven met grote factuurvolumes kunnen flink besparen. Zo kan een organisatie die jaarlijks 20.000 facturen verwerkt, het benodigde personeel voor deze taak aanzienlijk reduceren. Dit vraagt echter om aanpassing binnen de organisatie, bijvoorbeeld door herverdeling van taken of bijscholing van medewerkers.
Een succesvolle overstap naar e-facturatie vereist ook afstemming met klanten en leveranciers. Alleen als de volledige keten digitaal kan werken, worden fouten en handmatige tussenkomst daadwerkelijk geminimaliseerd. Daarom is het raadzaam om vroegtijdig met zakenpartners te overleggen over de mogelijkheden van elektronische gegevensuitwisseling.
De keuze voor systemen, standaarden en dienstverleners hangt sterk samen met de mate waarin deze uitwisseling mogelijk is. Organisaties doen er goed aan hun strategische keuzes af te stemmen op de mate van samenwerking binnen hun keten.
Hoewel de invoering van e-facturatie organisatorische veranderingen met zich meebrengt, weegt dit ruimschoots op tegen de voordelen. Lagere verwerkingskosten, snellere betaling en een professioneler imago maken de digitale factuur tot een toekomstbestendige oplossing.