Automatisering van het facturatieproces vermindert fouten, versnelt betalingen en verlaagt kosten.
Elektronisch factureren biedt bedrijven meer dan alleen papier- en portobesparing. Door volledige integratie in het administratieve proces kunnen facturen automatisch worden verwerkt, gecontroleerd en betaald. Menselijke tussenkomst wordt tot een minimum beperkt, wat fouten voorkomt en tijd bespaart.
Samenwerking binnen de keten is essentieel om deze voordelen te realiseren. Door onderlinge afspraken te maken over standaardformaten en gegevensuitwisseling, kunnen bedrijven hun administratieve processen sterk vereenvoudigen. Een voorbeeld is Bouwmaat, dat met succes zijn leveranciers heeft aangezet tot e-facturatie. Het aandeel elektronische facturen steeg er in korte tijd van 10 naar 47 procent. Verwacht wordt dat dit na de zomer 90 procent bereikt.
De overstap naar digitale facturen bespaart niet alleen op verzend- en verwerkingskosten, maar ook op personeelskosten. Facturen hoeven niet langer handmatig ingevoerd, gecontroleerd of gecorrigeerd te worden. Tegelijkertijd biedt e-facturatie beter inzicht in het proces, dankzij automatische bevestigingen van verzending, ontvangst en verwerking.
Een succesvolle invoering vereist echter voorbereiding. Bedrijven moeten hun huidige processen analyseren, geschikte software implementeren en afspraken maken met klanten en leveranciers. Ook moeten ze voldoen aan regelgeving omtrent authenticiteit en integriteit van facturen. In Nederland zijn deze regels relatief soepel; vorm en verzendmiddel zijn vrij, zolang de controleerbaarheid gewaarborgd is.
Op termijn biedt ook selfbilling kansen: hierbij stelt de afnemer zelf de factuur op op basis van geleverde prestaties. Dit concept vraagt echter nog om bredere acceptatie. Tegenwerking komt vaak voort uit de extra transparantie die elektronische processen vereisen — zwakke plekken in administratie of afspraken worden immers zichtbaar.